ESRS G1 – Unternehmensführung
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Unternehmensführung
Als global handelndes Unternehmen mit weit verzweigten Wertschöpfungsketten trägt Beiersdorf eine hohe unternehmerische Verantwortung und ist verpflichtet, verschiedene gesetzliche Bestimmungen und andere Regelwerke zu achten (Compliance). Richtlinien wie unsere Verhaltenskodizes (CoC – Code of Conduct) spiegeln die Grundsätze und Werte unserer Unternehmenskultur wider und helfen uns dabei, unserer Verpflichtung nachzukommen; daher haben wir in diesem Zusammenhang eine positive Auswirkung im Rahmen unserer Wesentlichkeitsanalyse identifiziert. Unsere konzernweiten Compliance-Management-Systeme (CMS) bei Consumer und tesa, welche insbesondere auch gezielte Programme zur Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung implementiert haben, tragen ebenfalls zu einer positiven Auswirkung bei. Gleichzeitig bleiben Risiken durch eine potenziell unzureichende Aufklärung zu Korruption bestehen, welche sich finanziell wie auch durch Reputationsschäden infolge von Korruptionsfällen auswirken können. Als weiteren Bestandteil unserer CMS haben wir verschiedene Meldesysteme und -kanäle implementiert, welche im Zusammenhang mit dem Schutz von Hinweisgeber*innen eine weitere positive Auswirkung im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse darstellen.
Ein detaillierter Überblick über alle identifizierten Auswirkungen, Risiken und Chancen und die angewandte Methodik der doppelten Wesentlichkeitsanalyse ist im Kapitel „ESRS 2 – Allgemeine Angaben“ zu finden.
Die Core Values des Unternehmensbereichs Consumer sind Care, Simplicity, Courage und Trust. Sie sollen als täglicher Maßstab dafür dienen, dass wir über unsere Geschäftsfelder hinweg stets konsistent kommunizieren und handeln. Bei tesa gehören zu den Kernprinzipien Respekt, Ehrlichkeit, Vertrauen, Toleranz und Integrität.
Diese Unternehmenswerte spiegeln sich in unseren CoC wider sowie in wesentlichen Richtlinien, welche die Vorgaben der CoC weiter detaillieren. Die CoC von Consumer und tesa sind in Zusammenarbeit und in Abstimmung mit allen wesentlichen Funktionen erstellt worden. Sie sind für alle Gesellschaften der Unternehmensbereiche Consumer und tesa konzernweit verbindlich.
Consumer
Code of Conduct für Mitarbeitende
Der Consumer CoC für Mitarbeitende überträgt unsere Werte in Standards und ethische Prinzipien. Als Mitglied (Beiersdorf AG) im UN Global Compact Netzwerk leiten sich wesentliche Inhalte auch aus den zehn Prinzipien des UN Global Compact ab. Der Consumer CoC soll eine gemeinsame Grundlage für unsere täglichen Aufgaben schaffen, die die wesentlichen Bestimmungen und Maßgaben der für Beiersdorf relevanten Unternehmensfunktionen zusammenfasst, erklärt und verbindlich kodifiziert. Im Consumer CoC werden Verhaltensgrundsätze in den folgenden Themenbereichen festgelegt:
- Zentrale Grundsätze (z. B. Produktsicherheit, Kartellrecht und Korruption)
- Arbeitsumfeld (Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie Diversität und Inklusion)
- Interessenkonflikte, Geschenke und Einladungen
- Umgang mit Informationen, Ressourcen und Finanzen
- Gesellschaft und Gemeinwesen
- Einhaltung der Grundsätze und Meldung von Compliance-Verstößen (inkl. Umgang mit streng Vertraulichem, s. Seite 33 im Consumer CoC)
Der Consumer CoC adressiert die als wesentlich identifizierten Themen Korruption, Unternehmenskultur und Schutz von Hinweisgeber*innen.
Alle Führungskräfte haben die Aufgabe, den Consumer CoC ins Unternehmen zu tragen und seine Einhaltung zu überwachen. Sie beugen im Rahmen ihrer Führungsaufgabe nicht akzeptablem Verhalten vor beziehungsweise ergreifen geeignete Maßnahmen, um Regelverstöße in ihrem Verantwortungsbereich zu verhindern. Des Weiteren werden die Inhalte des Consumer CoCs durch regelmäßig wiederkehrende E-Learnings für alle Mitarbeitenden geschult. Die Funktionen Corporate Compliance Management und Corporate Auditing sowie die lokalen Compliance-Verantwortlichen überwachen die Einhaltung des Consumer CoC kontinuierlich und gehen Verstößen nach. Bewusste Verstöße gegen die Richtlinien haben arbeitsrechtliche Konsequenzen im Rahmen der geltenden Bestimmungen.
Der Consumer CoC ist für alle Führungskräfte und Mitarbeitenden im Unternehmensbereich Consumer verbindlich – auf sämtlichen Ebenen und in allen Tochtergesellschaften weltweit.
Die Funktion Corporate-Compliance-Management hat die Governance-Rolle für den Consumer CoC, d. h. sie ist für die regelmäßige Aktualisierung und Umsetzung des Consumer CoC in den Tochtergesellschaften verantwortlich. Der Consumer CoC liegt in der grundsätzlichen Verantwortung des Vorstands, der regelmäßig im Rahmen der jährlichen Compliance-Berichtserstattung zur Einhaltung des CoCs informiert wird. Der Aufsichtsrat als Kontrollorgan wird ebenfalls über die Ergebnisse der Compliance-Berichterstattung informiert.
Der CoC ist in enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit den wesentlichen Funktionen, die für die einzelnen Themenbereiche des CoC verantwortlich sind, entstanden. Der Betriebsrat wird bei Aktualisierungen des CoC entsprechend seiner Funktion informiert.
Der CoC ist im Intranet des Unternehmens sowie öffentlich auf der Website des Unternehmens verfügbar und somit allen Mitarbeitenden frei zugänglich.
tesa
Code of Conduct
Der tesa CoC ist unser gemeinsamer Orientierungsrahmen in allen wesentlichen Fragen der Unternehmensethik und unser Verhaltensleitfaden bei Entscheidungen im Arbeitsalltag. Er stellt einen Anspruch an uns selbst, an den Umgang miteinander innerhalb des Unternehmens, aber auch nach außen. Er ist ein Versprechen verantwortungsvollen Verhaltens gegenüber Kund*innen, Geschäftspartnern und Öffentlichkeit.
Der tesa CoC adressiert damit die als wesentlich identifizierten Themen Korruption, Unternehmenskultur und Schutz von Hinweisgeber*innen (zum Schutz von Hinweisgeber*innen s. Seite 19 des tesa CoC).
Alle Führungskräfte haben die Aufgabe, den Verhaltenskodex ins Unternehmen zu tragen und seine Einhaltung zu überwachen. Sie beugen im Rahmen ihrer Führungsaufgabe nicht akzeptablem Verhalten vor beziehungsweise ergreifen geeignete Maßnahmen, um Regelverstöße in ihrem Verantwortungsbereich zu verhindern.
Der tesa CoC leitet sich unter anderem aus den zehn Prinzipien des UN Global Compact ab und dient als übergeordneter, verbindlicher Verhaltensleitfaden. Er gilt weltweit und für alle Vorstände, Geschäftsführer, Führungskräfte und Mitarbeitende.
Das Corporate HR-Management ist für die Governance des tesa CoC zuständig, einschließlich regelmäßiger Aktualisierungen in Abstimmung mit den wesentlichen Funktionen, die für die einzelnen Themenbereiche des CoC verantwortlich sind. Im Rahmen der jährlichen Compliance-Berichterstattung wird der Vorstand über die Einhaltung des CoCs informiert. Über die Ergebnisse der Compliance-Berichterstattung wird auch der Aufsichtsrat als Kontrollinstanz in Kenntnis gesetzt.
Die Unternehmensführung legt Wert darauf, dass der CoC leicht zugänglich ist und seine Prinzipien und ethischen Werte regelmäßig und in geeigneter Weise allen Mitarbeitenden des Unternehmens zugänglich gemacht werden.
Weitere Richtlinien im Rahmen unserer CMS
Neben den CoC haben wir im Rahmen unserer Compliance-Programme unter anderem unternehmensweite, einheitliche Richtlinien zum Kartellrecht, zum Datenschutz in Hinblick auf die Grundsätze der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie zur Korruptionsprävention implementiert.
Die Kartellrechtsrichtlinien von Consumer und tesa enthalten klare Handlungsanweisungen zum kartellrechtskonformen Verhalten, Vorgaben zum Kontakt und Austausch von Informationen mit Wettbewerbsunternehmen, Hinweise zur Kommunikation mit Kund*innen zum Beispiel im Zusammenhang mit Verkaufspreisen sowie grundsätzliche „Dos and Don’ts“.
Die Datenschutzrichtlinien von Consumer und tesa beschreiben insbesondere, wie die Grundsätze der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die rechtmäßige Verarbeitung von Daten in unseren EU-Gesellschaften umgesetzt werden. Auch geben sie den Mitarbeitenden Hilfestellungen und Anweisungen für den Umgang mit Daten.
Die Antikorruptionsrichtlinien von Consumer und tesa dienen als Handlungsleitfaden für unsere Mitarbeitenden bei Geschenken, Produktmustern und Einladung von und an Vertreter*innen und Mitarbeitende anderer Unternehmen und Amtsträger*innen. Sie beinhaltet zudem Hinweise zum Umgang mit Interessenkonflikten.
Wie auch für den CoC ist es Aufgabe der Führungskräfte, die Richtlinien im Unternehmen umzusetzen und die Einhaltung zu überwachen. Unterstützt werden sie hierbei maßgeblich durch die Compliance-Beauftragten in den Regionen und Tochtergesellschaften.
Wir bekräftigen unsere Ansprüche und Mindeststandards des Weiteren durch Mitgliedschaften bei anerkannten Initiativen und Verbänden. Beispielsweise sind sowohl Beiersdorf AG als auch tesa SE Mitglied im Global Compact der Vereinten Nationen, außerdem bekennen sich beide zu den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO – International Labour Organization).
Konzernweite CMS
Consumer und tesa haben jeweils eigene, eng aufeinander abgestimmte CMS. Die CMS beider Unternehmensbereiche orientieren sich an etablierten internationalen Standards wie dem CMS-Prüfstandard IDW PS 980. Zielsetzung unserer CMS ist die Einhaltung wesentlicher gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien in allen Ländern, in denen Beiersdorf operativ tätig ist. Aufgabe unserer CMS ist es daher unter anderem, wesentliche Compliance-Programme in der gesamten Organisation strukturiert umzusetzen und insbesondere relevante Compliance-Risiken zeitnah zu erkennen und zu managen.
Diese Ziele verfolgen wir dabei mit den Grundsätzen:
- Vorbeugen: Wir verankern präventive Maßnahmen, um unrechtes Verhalten zu vermeiden. Dies umfasst zum Beispiel unseren CoC, weitere Richtlinien sowie Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen.
- Erkennen: Wir führen jährliche Risikoanalysen sowohl zentral als auch lokal in den Tochtergesellschaften durch, um konzernweit wesentliche Compliance-Risiken frühzeitig festzustellen.
- Reagieren und Verbessern: Wir stellen die Ergebnisse aus den Risikoanalysen dem Vorstand vor und nutzen diese, um unsere globalen und lokalen Compliance-Programme kontinuierlich anzupassen und zu verbessern. Etwaige Verstöße gegen gesetzliche und interne Vorgaben ahnden wir dem Einzelfall entsprechend angemessen. Zudem leiten wir kontinuierlich Verbesserungsmaßnahmen für das gesamte CMS ab.
Lokal verantwortliche Compliance-Beauftragte in den Regionen bzw. Tochtergesellschaften vermitteln unseren Mitarbeitenden die Elemente der Compliance-Programme und arbeiten grundlegend an deren lokaler Umsetzung. Damit sollen alle Bestandteile unserer CMS an den weltweit verteilten Standorten verankert sowie stetig überwacht und verbessert werden.
Unternehmensweite Hinweisgeber- und Meldesysteme
Im Rahmen ihrer CMS haben Consumer und tesa verschiedene Meldesysteme bzw. -kanäle eingerichtet und kommuniziert. Darüber können jegliche Verhaltensverstöße, rechtswidrig oder im Widerspruch zu unternehmensinternen Richtlinien stehend, erfasst werden – auf Wunsch auch anonym. Richtlinien und Handlungsleitfäden beispielsweise zu Whistleblowing, Case Management und Ad-hoc-Meldungen sind implementiert.
Für den Unternehmensbereich Consumer gibt es die Plattform „Speak up. We care.“. Der Unternehmensbereich tesa nutzt die Hinweisgeberplattform „Your voice – Our bond“. Beide Plattformen werden über den gleichen Systemanbieter bereitgestellt und sind weltweit und rund um die Uhr nutzbar. Sie sind in verschiedenen Sprachen verfügbar und stehen neben den eigenen Mitarbeitenden auch Kund*innen, Konsument*innen, Lieferanten und anderen Stakeholdern zur Verfügung. Mögliche Fehlverhalten, die gemeldet werden, sind beispielsweise Vorfälle im Zusammenhang mit der Unternehmenspolitik, Verstöße im Bereich Menschenrechte oder Fälle von Korruption und Bestechung. Informationen zur Abgabe von Beschwerden und zu deren weiteren Verarbeitungsprozess sind öffentlich auf der jeweiligen Unternehmenswebsite, im unternehmensinternen Intranet und auf der Startseite der Hinweisgeberplattformen verfügbar. Darüber hinaus bestehen jeweils weitere, interne Meldemöglichkeiten für unsere Mitarbeitenden wie zentrale Compliance-Hotlines oder E-Mail-Adressen. Wir informieren unsere Mitarbeitenden regelmäßig im Rahmen von Compliance-Schulungen zu den verschiedenen Meldesystemen und -kanälen.
Unter Berücksichtigung der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 haben wir Prozesse etabliert, um auf eingegangene Hinweise zeitnah zu reagieren. Der Zugriff auf und die Bearbeitung von Meldungen sind systemisch eingeschränkt auf wenige Mitarbeitende der Corporate-Compliance-Abteilungen, Corporate Audit und entsprechende Expert*innen aus den intern zuständigen Fachbereichen (sogenannte „Case Manager“). Letztere erhalten ausschließlich Zugriff auf Meldungen, die in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen. Die Bearbeitung orientiert sich an internen Verfahren, Standards und am deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dies verpflichtet „Case Manager“ und weitere mit der Aufklärung der Meldung betraute Personen zum vertraulichen und objektiven Umgang mit Hinweisen und Ermittlungsmaßnahmen sowie zur Unabhängigkeit. Etwaige Interessenkonflikte im Umgang mit der hinweisgebenden Person, der Beschwerde oder den Ermittlungsmaßnahmen sind unverzüglich aufzuzeigen und zu managen. Die Identität der hinweisgebenden Person behandeln wir – auch zum Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen – während des gesamten Verfahrens streng vertraulich. Sie darf nur in dem Maße offengelegt werden, wie es für eine mögliche Untersuchung und die strafrechtliche Verfolgung unbedingt erforderlich ist oder wie es das geltende Recht verlangt. Gleiches gilt für die Identität und den Umgang mit einer beschuldigten Person und eventuell weiterer, betroffener Personen.
Der Unternehmensbereich Consumer überprüft die Wirksamkeit seines Hinweisgebersystems kontinuierlich. Dafür werden Vergleiche der eingegangenen Meldungen mit den Ergebnissen anderer Unternehmen ähnlicher Größe durchgeführt, um sicherzustellen, dass das System angemessen genutzt wird. Im Rahmen einer Umfrage zur Compliance-Kultur haben wir außerdem 2024 erhoben, inwieweit Mitarbeitende die Whistleblowing-Kanäle kennen. Die überwiegend positiven Rückmeldungen zeigen, dass die Kanäle den Mitarbeitenden bekannt sind und als vertrauenswürdig wahrgenommen werden. Im Rahmen der externen Kommunikation haben wir Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Whistleblowing-Kanäle weltweit leicht zugänglich sind. Die Überarbeitung der Länderwebsites stellt sicher, dass alle relevanten Stakeholder problemlos Zugang zu den Kanälen haben. Durch diese Maßnahmen wird gewährleistet, dass nicht nur Mitarbeitende, sondern auch externe Stakeholder wie Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette, Konsument*innen und betroffene Gemeinschaften Zugang zum Hinweisgebersystem haben und ihm vertrauen können.
Compliance-Schulungen
Wesentlicher Bestandteil unserer CMS ist ein risikoorientiertes und zielgruppenspezifisches Trainingskonzept mit E-Learnings und Präsenzschulungen zu den einzelnen Compliance-Themenbereichen. Dazu haben wir eine einheitliche, globale Trainingsverfahrensanweisung definiert, welche mit dem verantwortlichen Vorstand abgestimmt ist, und diese in allen Tochtergesellschaften implementiert.
Schulungen zu den CoC der Unternehmensbereiche Consumer und tesa finden alle zwei Jahre (tesa) bzw. alle vier Jahre (Consumer) statt. Sie sind für alle Mitarbeitenden weltweit verpflichtend. Dabei geht es unter anderem um Unternehmensführung, persönliche Integrität, den Umgang mit Unternehmensressourcen, Informationen und Daten sowie das Vorgehen bei etwaigen Verstößen.
Ebenso finden alle zwei Jahre Schulungen zu Korruptionsprävention und Kartellrecht sowie Datenschutz für beide Unternehmensbereiche statt.
Im Unternehmensbereich Consumer richten sich die Schulungen weltweit bzw. bei Datenschutz EU-weit an alle Mitarbeitenden (mit Ausnahme von Produktionsmitarbeitenden). Zudem erhalten Mitarbeitende zusätzliche, vertiefende Trainings, sofern sie in ihren Funktionen bzw. Tätigkeiten auf den jeweiligen Gebieten einem erhöhten Risiko ausgesetzt sind. Bei der Korruptionsprävention gilt das insbesondere für Mitarbeitende in den Funktionen Vertrieb, Marketing, Einkauf und Management.
Bei tesa gibt es die Schulungen für alle Mitarbeitenden mit erhöhtem Risiko. Dies betrifft im Bereich Korruptionsprävention insbesondere die Funktionen Vertrieb, Einkauf und Management. Bedarfsorientiert finden weitere Schulungen statt.
Consumer und tesa haben eine jährliche Teilnehmenden-Quote für alle vorstehend genannten Compliance-Schulungen von weltweit mindestens 95 % definiert, gemessen an der jährlichen Zielgruppe zu den einzelnen Compliance-Training-Schwerpunkten, wie in der jeweiligen Trainingsrichtlinie von Consumer und tesa definiert. Die Zielerreichung ist Teil der jährlichen Berichtserstattung an Vorstand und Aufsichtsrat. Für das Berichtsjahr 2024 lag die tatsächliche Teilnehmenden-Quote für den Bereich Consumer bei 92 % und für den Bereich tesa bei 99 %. Die Teilnehmenden-Quote für den Bereich Consumer umfasst neben den Beiersdorf Gesellschaften auch die Gesellschaften von La Prairie und Chantecaille.
Neben den Schulungen informieren wir unsere Mitarbeitenden über verschiedene Kommunikationskanäle wie das Intranet und E-Mails regelmäßig über relevante Compliance-Themen und -Neuerungen. Zudem stehen wir im regelmäßigen Austausch mit den lokalen Tochtergesellschaften, beispielsweise zu relevanten Updates, aufkommenden Fragestellungen und Best-Practice-Ansätzen.
Mit den bereits beschriebenen CMS und den damit zusammenhängenden Richtlinien, Verfahren – etwa zu Meldekanälen – und Maßnahmen wollen Consumer und tesa Korruption und Bestechung vorbeugen und Vorfällen in diesem Zusammenhang begegnen.
Für unsere Pflichtschulungen gibt es, wie bereits aufgezeigt, klare, global wirkende Vorgaben zu Antikorruption, die lokal durch die etablierten Compliance-Netzwerke sowie zentral durch die Corporate-Compliance-Abteilungen überwacht werden. Diese sollen außerdem sicherstellen, dass die definierten Schulungs-Kennzahlen erfüllt werden. Werden Trainings nicht ausreichend absolviert, wenden die Abteilungen notwendige Eskalationsmaßnahmen an. Vorstand und Aufsichtsrat werden ebenfalls bei Bedarf zum Thema Korruption und Bestechung unterrichtet.
Substanzielle und Sanktionen erfordernde Korruptions- bzw. Bestechungsvorfälle, die über unsere oben beschriebenen Systeme gemeldet werden, berichten wir an das entsprechende Management und ggf. Vorstandsmitglied.
Die lokalen Compliance-Beauftragten sowie die Corporate-Compliance-Abteilungen sind Ansprechpartner für Fragestellungen der Mitarbeitenden zum Thema Korruption und Bestechung.
Meldungen und Vorfälle zu Korruption und Bestechung im Berichtszeitraum werden über die bestehenden Meldesysteme, wie oben bereits beschrieben, erfasst und ausgewertet (s. Abschnitt „Unternehmenskultur und Richtlinien für die Unternehmensführung“ und Abschnitt „Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung“).
Hierunter fallen alle gemeldeten und bestätigten Korruptions- bzw. Bestechungsfälle im unmittelbaren Zusammenhang mit der Beiersdorf AG (einschließlich der Tochtergesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung) und/oder ihren Mitarbeitenden, die zu einem rechtskräftigen Urteil geführt haben. Sofern es hieraus zu Bußgeldern kommt, werden diese als Summe aller rechtskräftig festgesetzten Bußgelder, die eine Gesellschaft der Beiersdorf AG aufgrund von Verstößen gegen Anti-Korruptionsgesetze und/oder Anti-Bestechungsgesetze zahlen musste, aufgezeigt. Grundlage zur Ermittlung der im Berichtszeitraum aufgetretenen Korruptions- bzw. Bestechungsfälle sowie auch der sich hieraus ggf. ergebenden Bußgelder sind unsere oben beschriebenen Meldesysteme.
Im Berichtszeitraum gab es bei Beiersdorf keine Verurteilungen oder Geldstrafen im Zusammenhang mit Korruptions- und Bestechungsdelikten.
Grundsätzlich gehen wir allen Hinweisen nach, die hinsichtlich Korruption und Bestechung über unsere Meldesysteme eingehen, klären die entsprechenden Sachverhalte auf und ergreifen nach sorgfältiger Abwägung verhältnismäßige Maßnahmen. Je nach Sachverhalt können dies zum Beispiel disziplinarische oder kommunikative Maßnahmen sowie Anpassungen von internen Prozessen sein.