ESRS G1 – Unternehmensführung

Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen

Im Rahmen der doppelten Wesentlichkeitsanalyse haben wir für Beiersdorf sowohl negative als auch positive Auswirkungen im Zusammenhang mit der Unternehmensführung identifiziert, die aus unseren Geschäftstätigkeiten resultieren.

Als global handelndes Unternehmen mit weit verzweigten Wertschöpfungsketten trägt Beiersdorf eine hohe unternehmerische Verantwortung und ist verpflichtet, verschiedene gesetzliche Bestimmungen und andere Regelwerke zu achten (Compliance). Richtlinien wie unsere Verhaltenskodizes (Codes of Conduct – CoC) spiegeln die Grundsätze und Werte unserer Unternehmenskultur wider und helfen uns dabei, unserer Verpflichtung nachzukommen.

Unternehmenskultur und Richtlinien für die Unternehmensführung

Die Core Values des Unternehmensbereichs Consumer sind Care, Simplicity, Courage und Trust. Sie sollen als täglicher Maßstab dafür dienen, dass wir über unsere Geschäftsfelder hinweg stets konsistent kommunizieren und handeln. Bei tesa gehören zu den Kernprinzipien Respekt, Ehrlichkeit, Vertrauen, Toleranz und Integrität. Diese Werte beider Unternehmensbereiche spiegeln sich in unseren CoC wider sowie in wesentlichen Richtlinien, die die Vorgaben der CoC weiter ausführen. Die CoC von Consumer und tesa sind in Zusammenarbeit und in Abstimmung mit allen wesentlichen Funktionen erstellt worden. Sie sind für alle Gesellschaften der Unternehmensbereiche konzernweit verbindlich.

Es ist Aufgabe der Führungskräfte, die CoC sowie daraus resultierende Richtlinien in den Unternehmensbereichen umzusetzen und die Einhaltung zu überwachen. Gleichzeitig sollen sie nicht akzeptablem Verhalten vorbeugen bzw. geeignete Maßnahmen ergreifen, um Regelverstöße in ihrem Verantwortungsbereich zu verhindern. Unterstützt werden sie hierbei maßgeblich durch die Compliance-Beauftragten in den Regionen und Tochtergesellschaften sowie durch das lokale Management.

Wir bekräftigen unsere Ansprüche und Mindeststandards des Weiteren durch Mitgliedschaften bei anerkannten Initiativen und Verbänden. So sind sowohl Beiersdorf AG als auch tesa SE Mitglied im „Global Compact“ der Vereinten Nationen („United Nations“ – UN), außerdem bekennen sich beide zu den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation („International Labour Organization“ – ILO), der UN-Menschenrechtserklärung und den Leitsätzen für multinationale Unternehmen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung („Organisation for Economic Co-operation and Development“ – OECD). Aus diesen internationalen Leitlinien ergeben sich die zentralen Inhalte der Verhaltenskodizes für unsere Unternehmensbereiche Consumer und tesa. Mit den CoC der beiden Unternehmensbereiche adressieren wir unsere wesentlichen Auswirkungen auf die Unternehmensführung und unsere eigenen Arbeitskräfte.

Konzernweite Compliance Management Systeme (CMS)

Consumer und tesa haben jeweils eigene, eng aufeinander abgestimmte CMS. Die CMS beider Unternehmensbereiche orientieren sich an etablierten internationalen Standards wie dem CMS-Prüfstandard IDW PS 980. Zielsetzung unserer CMS ist die Einhaltung wesentlicher gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien in allen Ländern, in denen Beiersdorf operativ tätig ist. Ihre Aufgabe ist daher unter anderem, wesentliche Compliance-Programme in der gesamten Organisation strukturiert umzusetzen und insbesondere relevante Compliance-Risiken zeitnah zu erkennen und zu managen.

Diese Grundsätze verfolgen wir dabei:

• Vorbeugen: Wir verankern präventive Maßnahmen, um unrechtes Verhalten zu vermeiden. Dies umfasst zum Beispiel unsere CoC, weitere Richtlinien sowie Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen.

• Erkennen: Wir führen jährliche Risikoanalysen sowohl zentral als auch lokal in den Tochtergesellschaften durch, um konzernweit wesentliche Compliance-Risiken frühzeitig festzustellen.

• Reagieren und Verbessern: Wir stellen die Ergebnisse aus den Risikoanalysen dem Vorstand vor und nutzen diese, um unsere globalen und lokalen Compliance-Programme kontinuierlich anzupassen und zu verbessern. Etwaige Verstöße gegen gesetzliche und interne Vorgaben ahnden wir dem Einzelfall entsprechend angemessen. Zudem leiten wir kontinuierlich Verbesserungsmaßnahmen für die CMS der beiden Unternehmensbereiche ab.

Lokal verantwortliche Compliance-Beauftragte in den Regionen bzw. Tochtergesellschaften vermitteln unseren Mitarbeitenden die Elemente der Compliance-Programme und arbeiten grundlegend an deren lokaler Umsetzung. Damit sollen alle Bestandteile unserer CMS an den weltweit verteilten Standorten verankert sowie stetig überwacht und verbessert werden.

Unternehmensweite Hinweisgeber- und Meldesysteme

Im Rahmen ihrer CMS haben Consumer und tesa verschiedene Meldesysteme bzw. -kanäle eingerichtet und kommuniziert. Darüber können jegliche Verhaltensverstöße, rechtswidrig oder im Widerspruch zu unternehmensinternen Richtlinien stehend, erfasst werden, auf Wunsch auch anonym. Richtlinien und Handlungsleitfäden beispielsweise zu Whistleblowing, Case Management und Ad-hoc-Meldungen sind implementiert.

Für den Unternehmensbereich Consumer gibt es die Plattform „Speak up. We care.“. Der Unternehmensbereich tesa nutzt die Hinweisgeberplattform „Your voice – Our bond“. Beide Plattformen werden über den gleichen Systemanbieter bereitgestellt und sind weltweit und rund um die Uhr nutzbar. Sie sind in verschiedenen Sprachen verfügbar und stehen neben den eigenen Mitarbeitenden auch extern allen Personen zur Verfügung, die einen Vorfall melden möchten, wie Kund*innen, Konsument*innen, Lieferanten und andere Stakeholder*innen. Mögliche Fehlverhalten, die gemeldet werden, sind beispielsweise Vorfälle im Zusammenhang mit der Unternehmenspolitik, Verstöße im Bereich Menschenrechte oder Fälle von Korruption und Bestechung. Informationen zur Abgabe von Beschwerden und zu deren weiterem Verarbeitungsprozess sind öffentlich auf der jeweiligen Unternehmenswebsite, im unternehmensinternen Intranet und auf der Startseite der Hinweisgeberplattformen verfügbar. Darüber hinaus bestehen jeweils weitere, interne Meldemöglichkeiten für unsere Mitarbeitenden: Sie können etwa auf lokale und zentrale Compliance-Verantwortliche zugehen, zentrale E-Mail-Adressen nutzen oder auch, im Unternehmensbereich Consumer, eine zentrale Compliance-Hotline anrufen. Wir informieren unsere Mitarbeitenden regelmäßig im Rahmen von Kommunikationsmaßnahmen zu den verschiedenen Meldesystemen und -kanälen.

Unter Berücksichtigung der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 haben wir Prozesse etabliert, um auf eingegangene Hinweise zeitnah zu reagieren. Der Zugriff auf und die Bearbeitung von Meldungen sind systemisch eingeschränkt auf wenige Mitarbeitende der Corporate-Compliance-Abteilungen, Corporate Audit und entsprechende Expert*innen aus den intern zuständigen Fachbereichen (sogenannte „Case Manager“). Case Manager werden nach Bedarf zum Meldeverfahren und den Prozessen geschult. Die Case Manager erhalten ausschließlich Zugriff auf Meldungen, die in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen. Die Bearbeitung orientiert sich an internen Verfahren, Standards und am deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dies verpflichtet Case Manager und weitere mit der Aufklärung der Meldung betraute Personen zum vertraulichen und objektiven Umgang mit Hinweisen und Ermittlungsmaßnahmen sowie zur Unabhängigkeit. Etwaige Interessenkonflikte im Umgang mit der hinweisgebenden Person, der Beschwerde oder den Ermittlungsmaßnahmen sind unverzüglich aufzuzeigen und zu managen. Die Identität der hinweisgebenden Person behandeln wir grundsätzlich, auch zum Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen, während des gesamten Verfahrens vertraulich. Eine Offenlegung erfolgt nur, soweit dies rechtlich erforderlich oder für eine ordnungsgemäße Aufklärung zwingend notwendig ist und wird, soweit möglich, vorab mit der hinweisgebenden Person abgestimmt. Gleiches gilt für die Identität und den Umgang mit einer beschuldigten Person und eventuell weiteren, betroffenen Personen. Neben der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sind weitere Schutzmechanismen vorgesehen. So wird betroffenen Mitarbeitenden bei Bedarf beispielsweise Unterstützung durch den Sozialdienst oder entsprechende psychosoziale Unterstützungsangebote unterbreitet. Sie können sich zudem jederzeit an weitere Funktionen ihres Vertrauens wenden wie beispielsweise den Betriebsrat, wenn sie Repressalien oder ähnliches befürchten.

Compliance-Schulungen

Wesentlicher Bestandteil unserer CMS ist ein risikoorientiertes und zielgruppenspezifisches Trainingskonzept mit E-Learnings und Präsenzschulungen zu verschiedenen Compliance-Themenbereichen. Dazu hat Beiersdorf einheitliche, globale Trainingsverfahrensanweisungen definiert, die mit dem verantwortlichen Vorstand abgestimmt sind, und sie in allen Tochtergesellschaften implementiert.

Schulungen zu den CoC der Unternehmensbereiche finden alle zwei Jahre (tesa) bzw. alle vier Jahre (Consumer) statt. Sie sind für alle Mitarbeitenden weltweit verpflichtend. Dabei geht es unter anderem um Unternehmensführung, persönliche Integrität, den Umgang mit Unternehmensressourcen, Informationen und Daten sowie das Vorgehen bei etwaigen Verstößen. Ebenso finden alle zwei Jahre Schulungen zu Korruptionsprävention und Kartellrecht sowie Datenschutz für beide Unternehmensbereiche statt.

Im Unternehmensbereich Consumer richten sich die Schulungen für Korruptionsprävention weltweit an alle Mitarbeitenden (mit Ausnahme der Produktionsmitarbeitenden). Die Schulungen stellen damit auch sicher, dass Funktionen mit erhöhtem Risiko hinsichtlich Korruption entsprechend geschult werden. Dies gilt insbesondere für Mitarbeitende in den Funktionen Vertrieb, Marketing, Einkauf und Management. Schulungen für Kartellrecht richten sich ebenfalls weltweit an alle Mitarbeitenden (mit Ausnahme der Produktionsmitarbeitenden). Zudem erhalten Mitarbeitende zum Thema Kartellrecht zusätzliche, vertiefende Trainings, sofern sie in ihren Funktionen bzw. Tätigkeiten auf den jeweiligen Gebieten einem erhöhten Risiko ausgesetzt sind. Für Datenschutz richten sich die Schulungen EU-weit an alle Mitarbeitenden (mit Ausnahme von Produktionsmitarbeitenden).

Bei tesa werden die Schulungen für Korruptionsprävention, Kartellrecht und Datenschutz im Rahmen eines risikobasierten Ansatzes umgesetzt. Alle Mitarbeitenden mit Computerarbeitsplatz werden zum Thema Datenschutz geschult, während Schulungen zu Korruptionsprävention und Kartellrecht gezielt an Mitarbeitende gerichtet sind, deren Funktionen ein erhöhtes Risiko für entsprechende Verstöße bergen. Dazu gehören insbesondere Manager*innen sowie Mitarbeitende in Schlüsselbereichen wie Vertrieb, Marketing, Einkauf, Recht & Compliance und weiteren relevanten Funktionen. Die Zuordnung erfolgt themenspezifisch. Ergänzend finden bedarfsorientiert weitere Schulungen statt, die jedoch nicht in die Berechnung der Teilnehmendenquote einfließen.

Beiersdorf hat eine jährliche Teilnehmenden-Quote für die vorstehend genannten Compliance-Schulungen von weltweit mindestens 95 % definiert. Sie bemisst sich an den jährlichen Zielgruppen einzelner Compliance-Training-Schwerpunkte jeweils separat für die Unternehmensbereiche Consumer und tesa, wie vorstehend beschrieben und in der jeweiligen Trainingsrichtlinie der Unternehmensbereiche definiert und wird mit den für Consumer und tesa über das Berichtsjahr erfolgreich durchgeführten Trainings der Zielgruppen in Relation gesetzt.

Für den Unternehmensbereich Consumer umfasst die Teilnehmenden-Quote neben den Beiersdorf Gesellschaften auch die Gesellschaften von La Prairie und Chantecaille, sowie S-Biomedic. NIVEA-Kao ist nicht berücksichtigt.. Es erfolgt eine konstante Überwachung der Teilnehmenden-Quote und der notwendigen Maßnahmen zur Erreichung der Quote durch die lokalen Compliance-Verantwortlichen. Ihnen steht hierfür ein globales Trainings-Cockpit zur Verfügung, welches die jährliche Zielgruppe sowie den Status der Trainingsteilnahmen aufzeigt. Die Daten hierzu werden automatisiert aus dem globalen Schulungssystem zur Verfügung gestellt.

Auch der Unternehmensbereich tesa überwacht die Teilnehmendenquote kontinuierlich. Die dafür erforderlichen Daten werden automatisiert aus dem globalen Schulungssystem bereitgestellt. Die Erreichung der globalen Zielquote wird durch klar definierte Eskalationsprozesse und in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Compliance-Organisation sichergestellt.

Die Zielerreichung wird als separate Quote für den jeweiligen Unternehmensbereich ausgewiesen und ist Teil der gemeinsamen jährlichen Berichtserstattung an Vorstand und Aufsichtsrat. Im Berichtsjahr 2025 lag die Teilnehmenden-Quote für den Unternehmensbereich Consumer bei 98 % und für den Unternehmensbereich tesa bei 99 %.

Neben den Schulungen informieren wir unsere Mitarbeitenden über verschiedene Kommunikationskanäle wie das Intranet und E-Mails regelmäßig über relevante Compliance-Themen und -Neuerungen. Zudem stehen wir im regelmäßigen Austausch mit den lokalen Tochtergesellschaften, beispielsweise zu relevanten Updates, aufkommenden Fragestellungen und Best-Practice-Ansätzen.